人と人のつながりを支える
新時代のオフィスを共に作っていきたい
ヴイエムウェアは2021年春に本社オフィスを田町に移転しました。コロナ禍の中で行われたオフィスのレイアウト・デザイン作業では、出社が難しい状況を踏まえ、すでに数年前から取り組んできたリモートワーク環境をより一層推進することになりました。しかしそれは結果として、働く形の多様性を一気に広げ、フレキシブルな働き方が社内に広く浸透するという喜ばしい成果につながりました。
そして、リニューアルされたオフィスが様々なデザイン賞を受賞したことも起因となったのか、多くのお客様からヴイエムウェアの新たなオフィスを視察したいというご要望をいただくようになりました。
そこで、もし私たちのオフィス改善の取り組みが皆様の働き方改革のヒントに少しでもなればという思いから、これまでヴイエムウェアが蓄積してきたノウハウをご覧いただく「オフィスツアー」を積極的にお受けすることにしました。
本稿では、オフィスツアーでお伝えしようとしていること、ならびにオフィスツアーの現場の様子などについて、関係するヴイエムウェアの社員2名からご紹介いたします。
オフィスという場を新たな気付きを得るために活用する
まずはオフィスツアーの運用に初期から携わってきた藤野から、その開催にまつわる経緯やコンセプトについて説明してもらいます。
藤野 哲
戦略ビジネス推進室
ヴイエムウェアのオフィスツアーは、実は浜松町時代の5年ほど前にスタートしました。私は当時、お客様の働き方改革をサポートしていた立場から、複数のお客様からのご要望を受けて、ヴイエムウェアがどのようなオフィス作りをしているのか視察いただくイベントを企画したのが始まりです。
社内の施設管理を担当するWorkplaceチーム（旧REW）と相談し、お客様にどの部分をどの程度ご紹介すれば最もご満足いただけるかという観点で検討を重ね、視察場所とプレゼンテーションの内容を詰めていったことを記憶しています。
お客様のご要望に応えながらオフィスツアーを何度か重ねていく中で、内容も少しずつブラッシュアップしていきましたが、その中でより明確になったのは、オフィスデザインを考えるにあたっては、ハード面よりもむしろソフト面をどこまで充実させられるかが、働き方改革を成功に導く決め手になるということでした。
田町オフィスに移転してからは、このハードとソフトの両面からのアプローチをより一層進めることができたと自負しています。
世の中にはキレイなオフィスを作られている企業がいくらでもあります。ですが、使い始めてみれば必ずと言っていいほど、使いづらいと感じる箇所や非効率な部分が見えてきます。大事なのは、そうした不満に感じるところを放置せずに“利用者の目線”で継続的に改善していくプロセスを回していくことなのだと思います。
皆様も、移転を契機に働き方改革にチャレンジする、あるいは働き方改革のためにオフィスを再構築するという際に心に留めていただきたいのは、ハード（オフィス）をしっかり作ったからと言ってそれで改善が終わったわけではない、ということに他なりません。
環境や時代の変化に常に敏感に反応して、仕事のやり方を変え、仕組みやプロセスを見直し続けていくというソフト面での対応が極めて重要です。
私たちが開催するオフィスツアーでも、この点を重視して、来訪いただいたお客様に丁寧にご紹介するようにしています。
また、オフィスという場所をどう活用するかという課題も今や大きくクローズアップされています。
かつては会社に出社するというのが常識でしたが、現在では多くの企業がリモートワークを導入し、場所を問わずに働けるというのが当たり前になりました。業務効率の面では多くの方にメリットがもたらされたと思います。
さらに、そうしたことを背景として新たに浮かび上がってきたのが「では、オフィスの価値とは一体何なのだろうか？」という疑問です。
ひとたびリモートワークの利点を享受した従業員に対して、ルールだからというだけで出社を強制できる時代では、もはやありません。
わざわざ通勤してくることの価値。特定の場所に長い時間滞在することで得られる価値・・・そうしたことを改めて再定義して、従業員が納得するようなストーリーとして説明できなければ、働くことに対するモチベーションを維持してもらうことはできません。
ヴイエムウェアではWorkplaceチームがオフィスの運用管理を担当していますが、常に健全なオフィス環境に求められるストーリーを「コンテンツ」として提供していくという努力を続けています。従来の常識や慣例に捉われることなく、利用者の利便性の向上を最優先にレイアウトを考えて設備の充実を図っていることはもちろんですが、オフィスに足を運んでもらうための様々なイベントを企画・実施するなど、情報を絶え間なく発信しています。
オフィス以外の場所からでもストレスなくシームレスに業務が行える環境を提供するというのが時代の要請であるのは事実ですが、オフィスツアーにお越しいただくお客様には、このように“時代が変わった”という前提条件をまずご理解いただいた上で、適正な運営というソフト面の充実を図ることの重要性をお伝えするようにしています。
私は、社員がオフィスに集うことのメリットは、新しいものを共に作り出していく「コラボレーションの力」を増幅してくれる点、そして偶発的な出会いから「新たな気付き」を獲得することができるという点にあるのだと考えています。ちょっとした雑談など、人と人の交わる中で生まれる情報の連鎖が、思いもしなかったアプローチへと発展していくということを、皆さんもきっと経験されたことがあると思います。こうしたことは、セクショナリズムや縦割り文化を超えたところに生まれてくるのではないでしょうか。ここに、オフィスに来ることの大きな意味のひとつがあると思います。
オフィスの施設というハード的な側面と、最適な働き方へと従業員を導くソフト的な側面の両方のバランスを追い求めているヴイエムウェアのオフィスが、お客様が働き方改革にチャレンジする際のヒントとして少しでもお役に立てることを願っています。
運営方法や社内調整などソフト面にも大きな関心
次に営業の山口から、オフィスツアーにご参加いただいたお客様がご興味を持たれた事柄やポイントなどについて紹介してもらいます。
山口 慎太郎
エンタープライズ営業統括本部 製造第二営業部
2021年10月にハウスメーカーのA社様からご要望をいただき、田町オフィスとしては初となるオフィスツアーを企画しました。まだまだコロナ禍が続いている時期でしたが、Workplaceチームと相談して、移転に伴い社内向けに準備していた資料を応用し、お客様向けに見学会を実施する運びとなりました。
A社様は数年前からペーパーレス＆リモートワークを推進していましたが、コロナ禍で従業員の出社が流動的になったのを機に、オフィスのフリーアドレス化を含めた働き方改革のプロジェクトを立ち上げました。同社では、同様のプロジェクトを実施した経験を持ついくつかの企業への視察を申し込まれたようですが、そのうちの1社としてヴイエムウェアの新オフィスへの移転計画である“絆プロジェクト”にご興味をお持ちいただき、移転プロジェクトの進捗管理や社内調整の方法などについて詳しく知りたいというご要望をいただきました。
オフィスツアーはおよそ2時間のプログラムとして実施しました。当日は、田町オフィスのデザインコンセプトおよびプロジェクトマネジメントに関するWorkplaceチームからのプレゼンテーションに続き、オフィスの現場見学とIT環境の詳細なご説明という順番で進行させていただきました。
視察にはIT部門と総務部門からそれぞれ部長職の方にご参加いただきましたが、働き方改革プロジェクトの実行を前提としたご来訪であったため、ご質問も非常に具体的なもので、当社としても話しがいのある内容ばかりでした。
特にご興味を持っていただいたのは、以下のようなポイントです。
- 全体会議を実施するエリアの設備。中でも全体のコミュニケーションをするAll Hands用の設備（プロジェクターやディスプレイ、音響機器など）の仕様まで詳細に確認されていました。
- ITゾーンに設置されたPC貸出しのセルフ・ベンディングマシンに高い関心を寄せられ、ベンダーやケーブル類の貸出方法の運用について細かく聞かれていました。
- 休憩のためのプレイルームでは、リフレッシュ用の卓球台に大きな興味を持たれていました。
- フリーアドレス化した場合のコミュニケーションの取り方や、座席の配置などについて詳細に確認されていました。
- 移転プロジェクトの実行において経営層とどういったやり取りをしたのかなど、社内調整に関するご質問も多くいただきました。
オフィスツアー終了後にはA社様から「ヴイエムウェアのオフィス移転プロジェクトの狙いと経緯を詳しく聞けて、新しいオフィスに対する熱い思いを感じることができた」と高いご評価をいただきました。加えて「従業員の要望を取り入れて1on1の会議室が多く作られていたり、全社ミーティングのためのファシリティなどコミュニケーションがし易い工夫がされていたりと、従業員の満足度を高め“会社で働きたい”と思ってもらうことに徹した考え方が素晴らしい！」と仰っていただけたことが大変嬉しかったです。
また、最後にお客様から「複数の企業を訪問した中でヴイエムウェアが一番参考になった。自分たちもこんなオフィスを作っていきたい」というお言葉をいただけたことにお客様の求めている情報をお届けできた喜びを感じました。
これまでVMwareからはITツールの提供という形でA社様をサポートさせていただいてまいりましたが、今回、新しいオフィスの構築プロセスとそこでの働き方の実践方法を直接現場でご覧いただき、これまでとは異なり、本当に欲しいツール活用を具体的にお伝えすることができました。営業担当者として、お客様との関係をさらに深められたと感じるとともに、本当の意味でのビジネスパートナーとして固い信頼関係を築いていくための大きな一歩を踏み出せたのではないかと思っています。
今後も、自社の働き方改革の実現に向けて「ヴイエムウェアのオフィスを見てみたい！ヴイエムウェアの企業文化に触れてみたい！」というご要望には積極的にお応えしてまいりますので、ご遠慮なくお申し付けください。お待ちしております！
