Das Onlinezugangsgesetz (OZG) verlangt von Verwaltungseinrichtungen die Bereitstellung digitaler Prozesse. Diese Chance sollte genutzt werden, um die Fachverfahren und Verwaltungsprozesse mit einem digitalen Mehrwert zu versehen. VMware bringt mit Tanzu Labs die Erfahrungen der Mitarbeitenden mit den Möglichkeiten moderner IT in Einklang.
Der öffentliche Sektor tut sich oftmals sehr schwer mit dem Thema Digitalisierung. Doch nicht erst seit der Pandemie weiß der Gesetzgeber, wie wichtig digitalisierte öffentliche Prozesse sind, um auch unter schwierigen Umständen die relevanten Funktionen des Staates aufrechterhalten zu können.
Die Lösung der jahrelangen Digitalisierungsflaute kommt nun in Form des Onlinezugangsgesetz (OZG). Dieses 2017 verabschiedete Gesetz soll dazu beitragen, dass Dienstleistungen der Gesellschaft online und damit rund um die Uhr zur Verfügung stehen. Es ist verbindlich innerhalb der kommenden fünf Jahre bundesweit auf den unterschiedlichen Verwaltungsebenen umzusetzen – eine durchaus anspruchsvolle und komplexe Aufgabe für den öffentlichen Sektor. Ziel ist es, sämtliche Dienstleistungen, die Ämter gegenüber den Bürgern und Unternehmen anbieten, in einer digitalisierten Form zur Verfügung zu stellen. Lediglich das Papier durch einen digitalen Datensatz zu ersetzen, reicht schlicht nicht aus. Vielmehr muss der Digitalisierungsprozess ganzheitlich gedacht werden. Denn die bisherigen Strukturen und Prozesse in der Verwaltung mit ihren Hierarchien und Verantwortlichkeiten sind auf Papier-Prozesse ausgelegt, weswegen sich viele Abläufe stark von digitalisierten Prozessen unterschieden. Sinnvoll ist es, die zusätzlichen Möglichkeiten, die die IT in Zukunft bietet, mitzudenken. Diese neuen Chancen findet man vor allem, indem man die Mitarbeitenden der Verwaltung befragt, die täglich mit den Schwierigkeiten alter Papierbasierter Lösungen zu kämpfen haben. Denn gerade sie kennen die Schwächen bestehender Prozesse am besten und haben in vielen Fällen auch Ideen für praxistaugliche Lösungen.
Datensicherheit und Cloud: Unterschiedliche Sichtweisen in den Bundesländern
Hinzu kommt die bewusst unterschiedliche Zielsetzung und Denkweise: Während im öffentlichen Sektor der rechtssichere, immer gleiche und im Rahmen der Gesetze verbindliche Ablauf oberste Priorität hat, ist die digitale Transformation eher auf Schnelligkeit, Agilität und situatives Entscheiden ausgelegt – zwei Welten, die erst in Einklang gebracht werden müssen.
Im Rahmen dieser Rechtsverbindlichkeit spielen Themen wie Datenschutz, Datensicherheit und DSGVO eine noch größere Rolle, als dies in der freien Wirtschaft der Fall ist. Die zentrale Frage in vielen Projekten ist beispielsweise, ob die Nutzung von SaaS-Lösungen und die Datenablage in einer Cloud-Umgebung überhaupt erlaubt sind. Eine Frage, die spannenderweise selbst in den Bundesländern unterschiedlich beurteilt wird. VMware kann dennoch für jegliche Anforderungen in Hinblick auf digitale Arbeitsplätze und für verschiedene Datenablagevarianten vom reinen On-Premises-Rechenzentrum bis hin zu Cloud-Umgebung die passenden Lösungen bereitstellen, sodass sie auch aus Sicht der jeweiligen Landesdatenschutzbeauftragten die Datenschutzkonformität erfüllen.
Projektmanagement: Mehrere Welten in Einklang bringen
Um Digitalisierungsprojekte in der Verwaltung erfolgreich auf den Weg zu bringen, muss zunächst der Fachverantwortliche erkennen, dass eine IT-basierte Lösung seine Arbeit erleichtert, seine Mitarbeitenden entlastet und Prozesse beschleunigt. Auch die IT-Verantwortlichen müssen hier überzeugt werden, dass die jeweilige Maßnahme Priorität hat und gut und effizient umzusetzen ist. Gerade bei Projekten, die mit einem hohen finanziellen Aufwand verbunden sind, braucht es zudem oftmals die Mitwirkung der politisch Verantwortlichen. Diese haben möglicherweise noch einmal andere Vorgaben, die sich etwa aus politischen Mehrheiten oder dem Fortschritt der Legislaturperiode ergeben. Und nicht zuletzt braucht es einen Projektmanager und IT-Dienstleister, der die Interessen der IT-Verantwortlichen und der öffentlichen Verwaltung sowie der Politik mit den ihr eigenen Mechanismen unter einen Hut bringen kann.
VMware verfügt hier aufgrund von zahlreichen erfolgreich durchgeführten Verwaltungsprojekten auf den unterschiedlichen Ebenen nicht nur über das notwendige Know-how, sondern auch über ausreichend Erfahrungen, um Verwaltungsprojekte fokussiert und effizient sowohl strategisch als auch operativ umzusetzen. Diese umfassenden Erfahrungen im Projektmanagement ermöglichen es, einerseits praxisorientiert für die jeweilige Verwaltung Lösungen zu entwickeln, andererseits aber auch im Interesse einer stringenten Projektdurchführung die Fäden in der Hand zu halten.
Dazu bietet VMware mit Tanzu Labs Beratungsdienstleistungen für gemeinsame Softwareprojekte, bei denen die Benutzer von Anfang an mit ins Boot geholt werden. Auf Wunsch erarbeiten VMware-Fachleute zusammen mit den IT-Fachleuten einer Verwaltungseinrichtung in einer Art Tandem passende Lösungen und Workflows und befähigen die Verwaltungsmitarbeitenden dazu, weitere Modernisierungen von Fachverfahren im Rahmen des OZG selbst nach demselben Schema umzusetzen und durchzuführen.
Digitalisierung kann einen Mehrwert für moderne Verwaltung generieren
Die Verwaltung sollte daher die Herausforderung des Onlinezugangsgesetzes (OZG) dazu nutzen, den Mehrwert, den die digitale Transformation bieten kann, für sich zu heben und den Verwaltungsprozessen dadurch einen Uplift zu verschaffen. Denn zum einen läuft die Zeit für die Umsetzung und zum anderen können Verwaltungseinrichtungen trotz der jetzt anfallenden Investitionen an Zeit und Geld unterm Strich langfristig moderne Strukturen schaffen. Lösungen von VMware ermöglichen zeitgemäßes und effizientes Arbeiten mit einem Höchstmaß an Sicherheit. Sie stellen aber aufgrund ihrer Flexibilität und Skalierbarkeit auch sicher, dass sich die Verwaltungs-IT in Zukunft an Erfordernisse anpassen lässt, die derzeit noch nicht absehbar sind.
Bitte beachten Sie auch unseren Podcast zum Onlinezugangsgesetz. Hier spricht Björn Brundert mit Stefan Komoß, Gründer und Geschäftsführer der concept Gesellschaft für Projektentwicklung und ehemaliger Bezirksbürgermeister Marzahn-Hellersdorf Berlin über die Herausforderungen und Lösungen, die sich hieraus für die Verwaltung ergeben.
Sie möchten bei VMware immer up to date sein? Dann folgen Sie VMware auf Twitter, XING, LinkedIn, Youtube & Podcast
