Leon de Werker, Senior Regional Director VMware Benelux
Hoelang zijn het bedrijfsleven en de technologiesector al aan het discussiëren over de ‘Toekomst van Werk’? Tien jaar? Twintig jaar? In 2020 is het realiteit geworden. En de ‘toekomst van werk’ is niets nieuws: werken op afstand bestaat al jaren. Alleen is de context veranderd, voorgoed.
Helaas is de pandemie de grootste drijfveer geweest om te bewijzen dat gaan werken niet meer hetzelfde is als naar kantoor gaan. De ‘werkplek’ is immaterieel geworden en medewerkers voeren hun taken nog steeds uit. Nu vraagt iedereen zich echter af of het principe van ‘anywhere’ workforces blijvend kan werken.
Gedistribueerde workforce
Als we naar de afgelopen acht maanden kijken, dan werden veel bedrijven ineens gedwongen om hun personeel thuis te laten werken. Voor velen was dat een echte wake-up call omdat het bleek te werken. Ze konden blijven doorwerken! In veel gevallen hebben bedrijven hun arbeidsmodel permanent veranderend. We spreken niet meer over ‘thuis’ of ‘kantoor’, maar over een ‘anywhere’-aanpak die werkt voor het bedrijf en de werknemer. Een aanpak waarbij je productiviteit niet meer wordt bepaald door in het ‘gezichtsveld’ van jouw manager te zitten, maar waar dit gebaseerd is op de behaalde resultaten, met steeds meer geografisch verspreide teams.
Toch één kritische vraag bij de transitie naar dit ‘anywhere’-model: hoe kun je zo’n gedistribueerde workforce goed managen terwijl het – wellicht voor lange tijd – niet meer in het zicht van het management werkt? Uit een recent onderzoek van VMware en Vanson Bourne bleek dat 45% van de ondervraagde Nederlandse managers zich zorgen maakt over het feit dat hun team niet blijft doorwerken als ze op afstand werken.
Werken op afstand is niet langer een leuk extraatje, het is noodzakelijk. Dit wetende – plus het feit dat miljoenen mensen wereldwijd nu al thuiswerken – is de vraag: hoe moeten organisaties hun zakelijke behoeften, managementstijl en de eisen en wensen van hun werknemers met elkaar in overeenstemming brengen?
De stap zetten naar ‘anywhere’
De gehele wereld is veranderd. Niemand had in al die discussies over de ‘toekomst van werk’ de gebeurtenissen van dit jaar kunnen voorspellen. En hoewel de uitdaging voor iedereen in grote lijnen hetzelfde is, bestaat er geen one-size-fits-all aanpak. Elke industrie en elke organisatie is anders en zal een model op maat nodig hebben om die ‘anywhere’-aanpak op lange termijn echt te laten werken. Als we die uitdaging in detail bekijken, zijn er vier aspecten die je kan overwegen.
- Nieuw organisatiemodel en werketiquettes
Positief is dat technologie volgens het onderzoek niet als belemmering wordt beschouwd. Als je een nieuw organisatiemodel wil introduceren, is het om te beginnen cruciaal dat de bestaande structuur – vaak traditioneel en hiërarchisch – hetzelfde blijft. De strategie moet absoluut een buy-in hebben van de top. In de praktijk laat het onderzoek zien dat dit nog niet overal het geval is: 25% Nederlandse besluitvormers vindt dat hun bestuurscultuur werken op afstand ontmoedigt. Het management moet echt gaan beseffen dat productiviteit niet langer gelijk staat aan de tijd die medewerkers op kantoor doorbrengen. Voor sommigen leidt dit tot een spanningsveld – met verhalen over ongepaste en verregaande controles, waarbij bazen het toezicht op afstand opvoeren om zo de controle over hun werknemers te behouden. Aangezien 58% van de Nederlandse werknemers meer druk voelt om ook buiten de normale werkuren online te zijn, zullen er ook nieuwe werketiquettes nodig zijn – bijvoorbeeld geen e-mails meer versturen na 18:00 uur, ook niet door managers – om het welzijn van de mensen die op afstand werken te garanderen.
- Omarm de businessvoordelen van ‘anywhere working’
Bedrijven moeten het aanwezige potentieel omarmen en de businessvoordelen van ‘anywhere working’ toejuichen en stimuleren. Natuurlijk is productiviteit een essentieel criterium voor de directie en uiteraard heeft elk bedrijf een business case nodig voor verandering. Ik vind het daarom heel bemoedigend dat 39% van de Nederlandse besluitvormers nu al een positief effect op de productiviteit constateert, dat 73% een verbetering ziet in de persoonlijke contacten tussen collega’s en dat 64% van de werknemers zich zekerder voelt om het woord te nemen tijdens videoconferenties. Met de juiste tools, samenwerkingsplatformen en de juiste managementstrategie voelen mensen zich meer betrokken en productief.
Zelfs op werving- en selectieprocedures heeft het een invloed. Zeker de werving van toptalenten lijkt eenvoudiger geworden dankzij thuiswerken, met name onder werkende ouders en sollicitanten uit minderheidsgroepen. Misschien krijgen we hierdoor in organisaties een betere afspiegeling van de samenleving wat betreft diversiteit en inclusie, waar talent niet beperkt is tot de geografie.
- Bestaande definities herzien
We moeten bestaande definities van ‘werken op afstand’ en ‘werken’ herzien. De wereldwijde shift die we hebben meegemaakt, weg van het kantoor als een vaste, permanente werkomgeving, maakt de term ‘werken op afstand’ een beetje een misvatting. Voor velen zal er geen centrale fysieke locatie meer zijn die het bedrijf bindt en waarvan medewerkers zich ‘op afstand’ kunnen bevinden. Een puur gecentraliseerd model is dus al achterhaald. Of het nu thuis is, op kantoor, onderweg, of een combinatie van alle drie, de moderne arbeidskrachten moeten niet langer worden gezien als ‘remote’, maar als ‘gedistribueerd’.
- Positieve impact op het milieu
‘Anywhere working’ biedt ook een groot voordeel voor het milieu. Doordat we veel minder reizen kunnen we onze CO2-voetafdruk verlagen. En precies dit, bijdragen aan ecologische duurzaamheid, is een belangrijk aspect binnen de wereldwijde activiteiten van VMware. Dat doen we niet alleen door minder te reizen, maar ook met behulp van onze technologie. Doordat veel bedrijven VMware-virtualisatiesoftware implementeerden, zijn meer dan 66 miljoen fysieke servers, storage apparaten en switches niet geïmplementeerd in 2019. Hierdoor is een CO2-uitstoot maar liefst 95 miljoen ton vermeden! En het gehele VMware productportfolio heeft sinds 2003 klanten geholpen om de CO2-uitstoot te beperken met meer dan 1,2 miljard ton. Onder andere op deze manier leveren we een bijdrage aan een gezondere wereld en een betere toekomst voor de volgende generaties. Meer informatie over hoe we dat doen en wat onze plannen zijn leest u in ons Global Impact Report 2020.
De gedistribueerde bestemming naderen
Degenen die de behoeften van hun gedistribueerde workforce omarmen, begrijpen dat een bedrijf zich niet beperkt tot de muren van een kantoor (of zelfs van meerdere kantoren). Met andere woorden, het is nu belangrijker dan ooit om te begrijpen dat een bedrijf geen object is, maar een collectief dat gebouwd is op de prestaties en het harde werk, maar ook op het welzijn en het geluk van de individuele medewerkers.
Dit menselijke element van werk komt vandaag op de voorgrond van de bedrijfsvoering. Via de vele videocalls kwamen we bijvoorbeeld in de huiskamer van de CEO en zagen we in de achtergrond familieleden en huisdieren van onze collega’s. Het is nu hét moment om de bestaande aannames over de operationele en persoonlijke gevolgen van een gedecentraliseerde werkstructuur opnieuw te evalueren.
Wat houdt de ‘toekomst’ in?
Dus hier zijn we dan, in de ‘toekomst’. De uitdagingen in 2020 hebben bedrijven gedwongen om zich snel aan te passen aan nieuwe manieren van werken waarbij ‘werk’ niet meer hetzelfde is als ‘het kantoor’. De ‘toekomst van werk’ is niet langer een voorspelling; het is de huidige realiteit. Met een gedistribueerde workforce met meetbare zakelijke voordelen, van productiviteit en een beter moreel, tot meer samenwerking en betere wervingskansen.
Bedrijven moeten nu de juiste cultuur en leiderschapsbenadering omarmen om deze nieuwe manier van werken intern te stimuleren en te ontwikkelen. Met de juiste digitale basis, zodat werknemers de juiste apps en securitytools op hun apparaten hebben. Dit betekent dat we in staat moeten zijn om de voorspellingen van de 2.0-golf van de ‘toekomst van werk’ te omzeilen, door ervoor te zorgen dat bedrijven en de individuen echt klaar zijn voor de toekomst.
