لم يعد “العمل كالمعتاد” خيارًا. نظرًا لانتشار جائحة فيروس كوفيد-19 بقوة في جميع أنحاء العالم، فإننا نحاول جميعًا التأقلم والتكيف مع ما يعتبر وضعًا آخذًا في التطور. أصبح إغلاق المدارس وأماكن العمل والعزلة الذاتية الوضع المفضل، إن لم يتطلب الأمر ذلك، فإن استمرار الأعمال يمثل تحديًا، ولكنه ضروري للغاية للتزود بالقوة خلال الجائحة.
نحن بحاجة إلى الاستعداد في الوقت الحاضر – ولكن أيضًا إلى التطلع إلى الأمام، وعلى الجانب الآخر من هذا، يمكن للمؤسسات من جميع الأحجام والقطاعات أن تستمر.
بالنسبة للعديد من الشركات، كان الأسبوعان الماضيان يتسمان بالفوضى. تقبل الكثير منها العمل عن بُعد بشكل جماعي استمرارًا في تلبية احتياجات العملاء، مع الوفاء بواجبها في رعاية الموظفين. ولكن حتى هذا لا يكفي بالنسبة لبعض الشركات التي يتعين عليها إعادة التفكير كليًا في ما يجب أن يبدو عليه نموذج تشغيل أعمالها إذا كان سيستمر تطبيقه لفترة.
فالأمر قد يبدو مرهقًا. وأكثر من ذلك عندما يتعين على الشركات وفرق تكنولوجيا المعلومات التابعة لها اتخاذ قرارات في ساعات وأيام وأسابيع قد تستغرق في ظروف أخرى عامًا من التخطيط.
اليوم الأول: تأسيس الوضع المعتاد الجديد
سيكون لكل مؤسسة نقطة انطلاق خاصة بها، ولكن أمن وسلامة الموظفين ستكون، وينبغي أن تكون، لهما الأولوية. بالنسبة لأولئك الذين اعتادوا على الحياة المكتبية التقليدية ومستوى ثابت من التفاعلات الاجتماعية في المكتب ويقدرون تلك الحياة وهذه التفاعلات، فإن التحول إلى العمل عن بعد نتيجة للتباعد الاجتماعي قد يسبب تأثيرًا مفاجئًا، حتى لو كان معتدلًا نسبيًا، على الصحة النفسية. يعد التواصل أمرًا أساسيًا، لذا فإن تشجيع “استراحات القهوة الافتراضية” خلال ساعات العمل لتعزيز التعاون وخلق بيئة عمل أكثر راحة أو قناة “لغرفة محادثة” محددة لتشجيع الدردشة في وقت الفراغ سيكون أمرًا مهمًا الآن، وفي الأشهر المقبلة.
إذن الأمر كله يتعلق بالوصول إلى أدوات عملك. القدرة على توفير طريقة سهلة تمامًا لتوفير الوصول إلى التطبيقات والخدمات والتأكد من أنه يمكن للمستخدمين القيام بذلك على أي جهاز كمبيوتر يمتلكونه؛ بأمان. وهذا يعني اختيار نهج يضمن الوصول الآمن والبسيط إلى الأدوات التي يحتاج إليها الموظفون، بغض النظر عن الجهاز. يجب أن يكون هذا النهج قادرًا على التطور حسب تطور الوضع العام؛ وعندما يتعلق الأمر بالتكنولوجيا، هذا يعني عدم وجود قيود، مع القدرة على التطور مع تحول أول أسبوعين إلى الشهر الأول وما بعده. ببساطة، لا يمكن تحقيق ذلك إلا من خلال البرمجيات.
الشركات التي يمكنها التكيف بسرعة هي تلك التي ستستمر في العمل بفعالية، وهذا يعني إدراك أنها لا تحتاج إلى أن تكون مثالية. والأهم من ذلك أنه بمجرد حصولها على مساحة عمل رقمية، فإنها تحدد موظفيها المهمين والأدوات التي يحتاجون إليها في أسرع وقت ممكن. بمجرد أن تصبح الشركات مهيأة، يمكن إدراج بقية الأعمال والخدمات الأقل أهمية في النظام الأساسي أثناء توسعها.
الأسبوع الأول: خمس أولويات يجب تحديدها الآن
يعد تمكين موظفيك من العمل بسرعة وأمان – عندما لا يعود المكتب خيارًا – مسألة تحديد أولويات. يمكننا تلخيص ذلك في خمس خطوات رئيسية نعتقد أنه يمكن للشركات اتباعها من أجل إنشاء أساس يوفر استمرارية العمل بطريقة آمنة، سواء على الفور أو مع تطور الوضع.
أولاً، يحتاج أصحاب العمل إلى تحديد السياسات والحدود، مع فرق الموارد البشرية وتكنولوجيا المعلومات التي تعمل بشكل تعاوني لإنشاء العمليات التي تحمي الموظفين والشركات. سيكون لدى عدد قليل من فرق تكنولوجيا المعلومات الوقت أو الموارد اللازمة للتفكير في من يحتاج إلى الوصول إلى أي تطبيق أو مجلدات، فهم يريدون أن يطلبها المستخدم. يمكن أن يساعد نموذج الخدمة الذاتية هذا في تحديد ما إذا كان كل مستخدم يتمتع بمستوى الأمان المناسب للوصول إلى الأدوات والتطبيقات التي يحتاج إليها.
يعد توفر الوصول الصحيح إلى خدمة عن بعد نقطة انطلاق: أمر مناسب لبعض العمال، لكن البعض الآخر سوف يحتاجون إلى الكمبيوتر المحمول الخاص بهم ويواصلون العمل كما يفعلون في المكتب باستخدام اتصال بالإنترنت. هذا يتطلب مستوى من الإدارة.
في خضم الاندفاع نحو انتقال العمال، يمكن أن يكون هناك ضغط على نشر أدوات جديدة دون النظر في الآثار المترتبة على ذلك، والتي يمكن أن تشكل مخاطر أمنية، سواء في الأيام الأولى، أو بعد أشهر. إذا لم يأت الأمن في صدارة أولوياتنا، فلا جدوى من الباقي. التهديدات الأمنية لن تختفي خلال هذا الوقت.
التعاون، والقدرة على التواصل، أمر بالغ الأهمية أيضًا – من منظور استمرارية العمل والحفاظ على ثقافة الشركة على حد سواء.
وأخيرًا، البساطة هي شيء أساسي. يجب أن يكون هناك نقطة وصول واحدة لجميع الأعمال – الحد الأدنى من الجهد والمعرفة الفنية للموظفين للوصول إلى ما يحتاجون إليه من أجل القيام بعملهم، بغض النظر عن الجهاز أو الموقع.
من خلال الوصول الفوري إلى مجموعة كاملة من تطبيقات الأعمال باستخدام تسجيل الدخول الأحادي السلس لجميع التطبيقات حسب الحاجة بناءً على مهام الوظيفة. يضمن أمان الثقة المعدومة المضمن مراعاة الامتثال والمخاطر قبل منح حق الوصول إلى التطبيقات، وحماية البنية التحتية والبيانات الخاصة بك.
يتيح حل مساحة العمل الرقمي المستند إلى البرامج للموظفين أن يكونوا منتجين منذ اليوم الأول على أجهزتهم التي يختارونها. ويسمح بالوصول الفوري إلى مجموعة كاملة من تطبيقات الأعمال باستخدام تسجيل دخول أحادي سلس إلى جميع التطبيقات حسب الحاجة بناءً على مهام الوظيفة. وفي الوقت نفسه، يضمن نموذج أمان الثقة المعدومة المضمن مراعاة الامتثال والمخاطر قبل منح حق الوصول إلى التطبيقات، وحماية البنية التحتية والبيانات الخاصة بك.
من الأسابيع الأولى إلى الأشهر اللاحقة
وضع تلك الأولويات التي يُسترشد بها في نشر حل مساحة العمل الرقمية يعني أن المؤسسات ستكون قد وضعت الأسس التي من خلالها يمكنها الاستمرار في تقديم خدماتها. وهذا يعني أنه خلال الأسابيع المقبلة، سيتم استبدال الشرط العاجل للعمل عن بعد بالحاجة إلى إضفاء الطابع الرسمي على الترتيبات. عندما يشعر الموظفون بأنهم أكثر راحة إزاء الوضع المعتاد الجديد، ستتاح الفرصة للشركات للنظر في ما كان يمثل تحديًا في السابق كفرصة ومعرفة كيف يمكنهم الاستفادة من مزايا وجود فرق موزعة ومتصلة.
لجميع العمال، وليس فقط العمال في المكاتب
من المهم أيضًا تذكر أن المناقشات حول مرونة تنفيذ العمل من أماكن مختلفة تركز في المقام الأول على العاملين في المكاتب، ولكن بالنسبة للعديد من الشركات، فإن هذا الجزء من الموظفين هو مجرد مجموعة واحدة من عدة مجموعات من القوى العاملة لديها. في البداية، بالنسبة لأولئك الموجودين على الخط الأمامي، فإن عدم القدرة على العمل له تداعيات اقتصادية كبيرة. بالإضافة إلى استخدام مساحات العمل الرقمية الخاصة بهم للحفاظ على انخراط هؤلاء العمال في العمل، عندما تتم إعادة فتح المواقع، هناك فرصة لإعادة توزيع الموظفين على أرض الواقع باستخدام الأدوات الرقمية والوصول لتقديم مستوى مختلف من الخدمة والخبرة. تحتاج الشركات إلى وضع أساس سليم، وحقيقة الحاجة الماسة اليوم هي التي تجعل ذلك ممكنًا.
اجتياز الأيام الأولى للحفاظ على الفعالية التشغيلية
هذه أوقات صعبة لأي نشاط تجاري. إن القدرة على منح الموظفين والعملاء شعورًا بالاستمرارية يأتي في المرتبة الثانية بعد الحفاظ على سلامتهم. بينما تستكشف الشركات طرق الموازنة بين الاثنين، يأتي العمل عن بُعد في المقدمة. تواجه جميع الشركات فترة كبيرة من عدم اليقين، وهذا هو سبب أهمية القرارات التي تتخذها الآن، وكيفية إنشاء هيكل تنظيمي للعمل خاص بها في نظام لامركزي، بعيدًا عن الموقع، وتوفير الأسس لكل ما ينتظرها يوفر فرصة التحوط للمستقبل أيضًا. وهذا يعني مساحة عمل رقمية توفر وصولاً آمنًا إلى التطبيقات والخدمات التي يحتاج إليها الموظفون، بغض النظر عن الجهاز أو الموقع.
