Im Rahmen der aktuellen Geschehnisse bekommen viele Unternehmen die Unwägbarkeiten des Lebens zu spüren. Sie müssen zahlreiche Veranstaltungen und Meetings absagen und Mitarbeiter vorübergehend von zu Hause aus arbeiten lassen. Dabei wird ihnen schnell bewusst, wie gut sie wirklich auf unvorhersehbare Ereignisse vorbereitet sind. Im dritten Blog unserer Business Continuity-Serie wurde erläutert, wie Sie mithilfe von Workspace ONE kritische Kommunikation gewährleisten.
Für den nächsten Blog unserer Serie habe ich Charles Barratt interviewt. Er ist Sr. Manager of Digital Workspace Pursuits in der EMEA-Region. Charles arbeitet seit jeher überwiegend von zu Hause aus und ist somit ein echter Homeoffice-Experte. Er hat sich zu einem (Remote)-Gespräch bereit erklärt, um einige Best Practices für die vorübergehende oder langfristige Arbeit außerhalb des Büros mit uns zu teilen.
Kelly: Erzählen Sie ein bisschen über sich. Was macht Sie zu einem Experten für Remote-Arbeit und was bedeutet das für Sie?
Charles: Im Laufe meines Berufslebens wurde ich vornehmlich als Außendienst-, Remote-, Homeoffice-, flexibler oder Nomadenarbeiter gesehen. Suchen Sie sich etwas davon aus. Ich habe sowohl gute als auch schlechte Erfahrungen gemacht. Technologie war schon immer dafür da, um Menschen remote arbeiten zu lassen, jedoch ist Remote-Arbeit nicht dasselbe wie ein „Remote First“-Ansatz, der die Faktoren Kultur, Wohlbefinden und Technologie umfasst.
Kelly: Das klingt interessant. Wie definieren Sie „Remote First“?
Charles: Ich definiere Remote First als eine Kultur, die eng mit der DNA eines Unternehmens verbunden ist – eine DNA, in der der physische Standort für den Geschäftsbetrieb keine Rolle spielt und sowohl Unternehmenskultur als auch -moral aufrechterhalten werden. Eine Remote First-Kultur stellt sicher, dass jeder Mitarbeiter – ob remote oder im Büro, unabhängig von Technologie oder Tools – von einer erstklassigen Erfahrung profitiert. Es geht darum, Remote-Mitarbeiter als gleichwertig und nicht als Anwender zweiter Klasse zu behandeln.
Kelly: Warum sollten Unternehmen jetzt über Remote First nachdenken?
Charles: Angesichts der aktuellen medizinischen Lage sind persönliche Interaktionen kaum möglich, was sich global auf Menschen und die Geschäftswelt auswirkt. Unternehmen überlegen sich deshalb, wo geschäftliche Aufgaben alternativ erledigt werden können. In meiner allzu einfachen Welt ist Arbeit eine Aktivität und kein Standort. Für viele Unternehmen ist diese Denkweise jedoch fernab der Realität.
Kelly: Da kann ich nur zustimmen. Schildern Sie aus Ihrer Sicht, warum das in den meisten Unternehmen der Fall ist.
Charles: Remote-Arbeit wird zu oft als Luxus betrachtet. Sie wird als etwas angesehen, dass man sich verdienen muss; etwas, was man der Personalabteilung verübelt, wenn sie es nicht möglich macht. Ich konnte beratend an entsprechenden technischen Architekturen mitwirken, sie implementieren und auch nutzen. Eine Sache wird bei der Remote-Arbeit jedoch so oft vernachlässigt – nämlich der menschliche Aspekt.
Kelly: Ja, Technologie ist wichtig, die Moral aufrechtzuerhalten jedoch noch wichtiger. Sie sind ein erfahrener Experte für Remote-Arbeit. Was für Tipps und Best Practices haben Sie für neue Remote-Anwender oder Teams, die sich im Übergang befinden?
Charles: Ich habe einige der besten Remote-Arbeitserfahrungen in der nachfolgenden Liste aufgeführt. Sie ist sicherlich nicht abschließend, hat jedoch gut für mich und meine Teams funktioniert. Ich hoffe, sie hilft auch Ihnen bei der Remote-Arbeit:
1. Virtuelle Happy Hour – Organisieren Sie einmal pro Woche oder alle zwei Wochen ein virtuelles Teamtreffen. Dabei aktivieren alle Teammitglieder den Videochat, suchen sich ein Getränk ihrer Wahl aus und reden 30 – 60 Minuten über nicht arbeitsrelevante Themen. So lernen Sie Ihre Kollegen besser kennen.
2. Homeoffice-Bereich – Arbeiten Sie in einem Bereich Ihres Zuhauses, der zu Ihren Arbeitsmethoden passt. Ich habe 4 Kinder – dadurch entstehen oftmals interessante Hintergrundgeräusche. Denken Sie daran, dass Ihr Homeoffice in erster Linie ein ZUHAUSE ist.
3. Ein zentraler Ort für geschäftliche Ressourcen – Unabhängig von Gerät oder Standort sollte es eine vertraute Anlaufstelle geben, über die Sie sicheren Zugriff auf alle Ihre digitalen Inhalte erhalten.
4. Videofunktion standardmäßig aktivieren – Aktivieren Sie bei Remote-Anrufen die Videofunktion. Das verbessert nicht nur die Interaktion, sondern vermittelt Ihnen auch einen Eindruck davon, wie Mitarbeiter mit der Isolation zurechtkommen.
5. Zugängliche Teaminhalte – Bei Meetings im Büro sollten Sie ihre Whiteboards, Flipcharts oder Notizen stets an einem zentralen Speicherort bereitstellen, damit sich keiner ausgeschlossen fühlt. Nehmen Sie Bilder von entsprechenden Ressourcen auf.
6. Digitale Whiteboards – Verwenden Sie bei Anrufen mit Remote-Kollegen digitale statt physische Whiteboards.
7. Gemeinsame Zeit planen – Remote-Arbeit ist zwar schön und gut, aber Menschen brauchen physische Interaktion. Organisieren Sie mindestens einmal vierteljährlich ein Teamtreffen.
8. Zusammenarbeit in Echtzeit – Office 365 oder Google Apps – mehr muss ich dazu nicht sagen.
9. Pausen alle 90 Minuten – Es ist wichtig, immer mal wieder aufzustehen und sich die Beine zu vertreten.
10. Gespräche mit anderen Personen (nicht nur mit Ihnen selbst) – Wenn an einem bestimmten Tag keine geschäftlichen Meetings anstehen, rufen Sie jemanden an oder machen Sie einen kleinen Einkaufsbummel. Es ist wichtig, mit anderen Personen zu interagieren.
11. Ergebnisbasiert – Setzen Sie Ihre Arbeitsstunden sinnvoll ein, wenn Sie an einem ergebnisbasierten Projekt arbeiten. Oftmals müssen Sie nicht nach festen Bürozeiten arbeiten. Sie können Ihre Arbeitsstunden flexibel einteilen, solange Sie Ihre Aufgaben zuverlässig erledigen.
Kelly: Diese Woche werden viele Angestellte erstmals remote arbeiten. Was sollten sie beachten, wenn ihr Zuhause nicht für geschäftliche Tätigkeiten eingerichtet ist?
Charles: Wie bereits erwähnt, ist das Homeoffice in erster Linie ein Zuhause – also keine Panik, wenn Ihre Kinder zu Hause sind und Sie ein Geschäftsgespräch haben. Bei meinen Meetings waren schon Buzz Lightyear, Woody und viele andere Geräusche im Hintergrund zu hören. Mein Tipp: Weisen Sie andere Teilnehmer zu Beginn des Anrufs darauf hin, dass es möglicherweise Hintergrundgeräusche geben könnte. Ich hatte nie ein Problem damit, ganz im Gegenteil: Nach ein oder zwei Sätzen von Buzz Lightyear ist das Eis ganz schnell gebrochen.
Kelly: Ich freue mich schon darauf, Buzz Lightyear mal in einem meiner Anrufe zu hören. Was ist die zentrale Botschaft, die Sie Lesern dieses Blogs mit auf den Weg geben möchten?
Charles: Ich habe großes Glück mit meiner beruflichen Rolle und dass ich standortunabhängig arbeiten kann. Möglich ist das alles dank VMware Workspace ONE, unseren Technologien für Zusammenarbeit und der Unternehmenskultur/Denkweise von VMware. Ich persönlich glaube Folgendes: Mit der Entwicklung einer Remote First-Kultur und -Architektur werden Probleme wie Wetterextreme, globale Pandemien und von Menschen verursachte Vorfälle die Geschäftswelt künftig nicht mehr beeinträchtigen. Der normale Geschäftsbetrieb kann dann auf jeden Fall aufrechterhalten werden.
Kelly: Vielen Dank, Charles.
Nächste Schritte
In den nächsten Wochen werden wir täglich Beiträge und Ressourcen rund um das Thema Business Continuity veröffentlichen. Bleiben Sie mit #BusinessContinues auf dem Laufenden.
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