Dit is blog 3 uit een reeks over business continuity. Lees ook blog 1 en blog 2 uit deze reeks
Een grote ontwrichting leidt altijd tot snelle veranderingen. Kijk wat de pandemie heeft gedaan voor diegenen onder ons die op afstand konden werken – we konden gewoon doorgaan. Wat is veranderd, is dat bedrijven die ooit nerveus waren over werken op afstand, gedwongen werden het merendeel van hun medewerkers op een volledig gedecentraliseerde manier te laten werken.
Het is een drastische verandering. Uit EU-gegevens blijkt dat in 2018 15% van alle werknemers regelmatig vanuit huis werkte. Nu is alles op zijn kop gezet. Nooit eerder is onze manier van werken zo snel veranderd. Maar naarmate bedrijven verder vooruit gaan kijken, worden ze geconfronteerd met een zaken om over na te denken.
Ten eerste zal de terugkeer naar ‘normaal’ niet een volledige reset zijn, wat er ook gebeurt na het opheffen van de lockdowns. De wereld is definitief veranderd. Ten tweede moeten bedrijven de gemaakte veranderingen formaliseren, of ze nu volledig op afstand willen blijven werken, zoveel mogelijk mensen terug willen hebben op kantoor, of kiezen voor een hybride vorm. Zeker is dat de nieuwe balans ergens anders ligt dan voorheen. Sommige medewerkers hebben nieuwe voordelen van werken op afstand ontdekt, terwijl andere graag terug willen naar hun werkplek. Waar moeten we ons vooral op richten om deze strategische verandering met succes te realiseren?
Een cultuuromslag
Op allerlei manieren heeft COVID-19 de businesscase voor digitale transformatie versneld, een overstap waarnaar veel organisaties al voorzichtig neigden. Van contactloze en mobiele betalingen tot het eerder genoemde werken op afstand, de snelle ontwikkeling van sectorspecifieke apps en het gebruik van samenwerkingstools: door de pandemie zijn bedrijven van elke omvang nu afhankelijk van digitaal. De crisis heeft dit duidelijk gemaakt en twijfelaars overgehaald.
Dit is een van de voornaamste redenen waarom er een nieuw ‘normaal’ zal zijn na de crisis. Waarom zouden consumenten na de gefaseerde afbouw van de lockdown terug willen naar contant betalen? Waarom zouden werknemers zonder te klagen eerdere restricties op thuiswerken accepteren? Niet alle sectoren zijn hetzelfde of hebben de luxe om vanuit huis te werken, maar feit is dat een aanzienlijk deel van de bedrijven succesvol kon blijven opereren met personeel op afstand. Hierdoor zijn de oude bezwaren tegen werken buiten kantoor en het verbod hierop veel minder geloofwaardig geworden.
Bij de vele bedrijven die operationeel zijn gebleven, was er natuurlijk geen sprake van gedegen voorbereiding, planning of implementatie. In de eerste weken was het mantra: het hoeft niet perfect te zijn, als het maar werkt. Nu de beperkingen geleidelijk lijken te worden opgeheven, hebben deze bedrijven de kans meer strategisch na te denken over hun transitie naar de post-lockdownwereld en de jaren erna.
Dit is een kans om de bedrijfsvoering opnieuw te kalibreren, bijvoorbeeld de snelheid van besluitvorming. Besluiten die voorheen maanden of zelfs jaren discussie zouden hebben gekost, zijn binnen enkele dagen of weken genomen en uitgevoerd. Dit wil niet zeggen dat cruciale strategische roadmaps moeten worden vervangen door haastige besluiten, maar het biedt wel een andere kijk op de meer afwachtende houding van sommige bedrijven jegens nieuwe technologieën en cultuurveranderingen, die in het verleden de vooruitgang wellicht heeft belemmerd.
Inzetten op digitale transformatie: clouds
Op een bepaalde manier heeft de respons op de crisis geresulteerd in een van de grootste ‘proof-of-concept’-oefeningen voor digitale transformatie die ooit heeft plaats gevonden. Andere tools, applicaties, technologieën en werkwijzen zijn heel snel geïmplementeerd om de decentralisering van bedrijven te vereenvoudigen.
Ons leven na de lockdowns vereist echter een mate van besluitvorming voor de middellange termijn die de laatste paar maanden grotendeels afwezig was toen elke doe-het-zelfaanpak waarmee bedrijven operationeel konden blijven is uitgeprobeerd. Veel van deze pragmatische kortetermijnacties mogen dan misschien goede resultaten hebben opgeleverd, maar ze hebben niet per se een solide basis gecreëerd voor de middellange tot lange termijn. Hiervoor moeten bedrijven wellicht investeren in veilige communicatiekanalen of zich heroriënteren op beveiligingsstrategieën voor meer vertrouwen in werken op afstand. Ze moeten wellicht een meer formele strategie formuleren voor het werk dat is gestart met de snelle inzet van public clouds voor resource-flexibiliteit. En overstappen op softwaregedefinieerde netwerken om beveiliging en flexibiliteit te verbeteren.
Ongeacht de kortetermijnbesluiten die zijn genomen in reactie op de crisis, moeten bedrijven nu op basis van de gebeurtenissen en inzichten van de afgelopen weken een langetermijnstrategie ontwikkelen voor hun clouds, netwerken, beveiliging en digitale werkomgeving. Dit om de solide digitale basis te leveren die nodig is om apps te bouwen en digitale services te leveren in een wereld die naar alle waarschijnlijkheid voorgoed is veranderd.
Veel bedrijven die aanvankelijk reserves hadden voor het gebruik van public clouds, zetten deze nu in voor snelle schaalbaarheid en flexibiliteit. De cloud biedt organisaties veel mogelijkheden, vooral nu er door de grotere vraag steeds meer serviceproviders zijn, allemaal met de gewenste schaal en ingebouwde beveiliging. Het feit dat deze providers hebben bewezen de piek in de vraag aan te kunnen, fungeert als een wereldwijde ‘proof of concept’ en validering van de aanpak.
Het is voor organisaties echter cruciaal een juiste strategie te implementeren die op basis van alle vereisten een veilige omgeving creëert. Nu de rust enigszins terugkeert, realiseren organisaties zich dat hun snelle overstap naar public cloud misschien niet de juiste oplossing is, omdat deze vanuit beveiligings- of kostenoogpunt op de lange termijn niet geschikt is voor een aantal van hun applicaties. Mogelijk is een hybrid cloud – met zijn consistente werkwijze en beheer, de verplaatsbaarheid van workloads van en naar public, privé en lokale omgevingen en de intrinsieke beveiliging – een idealere optie.
Inzetten op digitale transformatie: het netwerk
Bedrijven die snel hun netwerkcapaciteit moeten vergroten, richten zich op softwaregedefinieerde netwerken (SDN), vanwege de razendsnelle implementatie, ingebouwde automatisering en beveiliging en omdat fysieke implementaties vanwege de vele restricties en inflexibiliteit een stuk lastiger zijn. Met het oog op de toekomst is migratie naar SDN een logische stap voor bedrijven die hun capaciteit willen vergroten. Het biedt meer flexibiliteit om apps te ontwikkelen, meerdere clouds te gebruiken en gebruikers te voorzien van informatie, zonder dat ze moeten blijven investeren in verouderde fysieke netwerken.
Inzetten op digitale transformatie: beveiliging
Door de paradigmaverschuiving in de werkwijze van bedrijven is alle aandacht nu gericht op beveiliging, in de wetenschap dat er altijd lekken zijn en mensen met kwade bedoelingen die profiteren van deze onzekere tijden. Zakelijke veerkracht is nu crucialer dan ooit.
Een werkomgeving op afstand, met allerlei apparaten, zowel eigen als van het bedrijf, dwingt IT om endpoints en applicaties snel te beveiligen. En om beveiliging vanaf nu volledig te integreren in elk element van de infrastructuur, zodat alle onderdelen veilig zijn, waar ze zich ook bevinden. Bedrijven moeten maatregelen implementeren om de overstap naar een meer flexibele, innovatieve organisatie te continueren, zelfs indien medewerkers grotendeels weer vanuit kantoor gaan werken, al is het parttime.
Met de overstap naar een digitale werkomgeving moeten bedrijven zich richten op consolidatie van de veranderingen die al zijn doorgevoerd. Of het nu gaat om het controleren van de beveiliging van in allerijl aangeschafte samenwerkingstools of het continu versterken van de bedrijfscultuur in virtuele omgevingen. Het is een kans om wendbaar te blijven en zo de productiviteit van medewerkers te ondersteunen en ervoor te zorgen dat zij zich veilig en gesteund voelen in een chaotische, onzekere tijd.
Uw bedrijf voorbereiden op een leven na COVID-19
Niemand kan voorspellen wat er gebeurt als de lockdowns worden opgeheven. We hopen natuurlijk op enige vorm van normaal, maar de kans is zeer groot dat nieuwe infectiegolven zullen leiden tot nieuwe lockdowns. Dit betekent dat organisaties nu veerkracht in hun bedrijfsvoering moeten inbouwen, maar wel met oog voor de middellange termijn, zodat de investeringen van nu ook goed zijn voor wat er nog gaat komen. Voor veel bedrijven kan dit zelfs een geweldige kans zijn om hun concurrenten vóór te blijven.
Uiteindelijk kunnen we allemaal alleen maar speculeren over wat er nog gaat komen en ons zo goed mogelijk voorbereiden. Voor bedrijven, of ze nu groot of klein, commercieel of openbaar zijn, betekent dit dat ze moeten leren van de maatregelen die ze in de eerste fasen van de pandemie hebben genomen, hiervan de goede moeten behouden, formaliseren en uitbreiden, en snel afstand moeten nemen van de maatregelen die niet hebben gewerkt. Bedrijven die dit met succes kunnen doen, hebben een voorsprong als het gaat om transformatie naar een echt digitale, wendbare en flexibele organisatie.
