Dit is blog 1 uit een reeks over business continuity. Lees ook blog 2 en blog 3 uit deze reeks
‘Business as usual’ bestaat niet meer. Terwijl de COVID-19-pandemie zich razendsnel over de hele wereld verspreidt, proberen we ons allemaal aan te passen aan continu veranderende omstandigheden. Nu we niet allemaal naar school of kantoor kunnen en we thuis zitten, is het lastig, maar absoluut noodzakelijk dat bedrijven hun activiteiten voortzetten om sterk uit de crisis te komen. We moeten ons richten op het hier en nu – maar ook vooruit kijken naar wat hierna komt, zodat bedrijven van elke grootte en branche de draad weer op kunnen pakken.
Voor veel bedrijven zijn de afgelopen maanden chaotisch geweest. Ze moesten aan de vraag van hun klanten voldoen en tegelijkertijd zorg dragen voor hun personeel. Bedrijven zijn massaal overgestapt op werken op afstand. Sommige moesten nog een stap verder gaan en zich totaal heroriënteren op hun bedrijfsmodel om te overleven. Dit kan een overweldigende ervaring zijn. Zeker wanneer bedrijven en hun IT-teams binnen enkele uren, dagen en weken beslissingen moeten nemen die anders een jaar planning zouden vergen.
Dag één: de basis van het nieuwe normaal
De uitgangspositie van elk bedrijf is anders, maar de prioriteit zal – en moet – bij de veiligheid en het welzijn van de medewerkers liggen. Voor iedereen die waarde hecht aan het traditionele kantoorbestaan en de bijbehorende sociale interactie, kan de overstap naar het eenzamere werken op afstand een onverwachte impact hebben op het mentale welzijn. Communicatie is cruciaal, dus is het van groot belang om nu en in de maanden die voor ons liggen onder werktijd ‘virtuele koffiepauzes’ of een specifiek kanaal voor informele contacten op te zetten om de samenwerking binnen teams te bevorderen en een prettigere werkomgeving te creëren.
Vervolgens draait alles om toegang tot tools. Gebruikers moeten heel eenvoudig en veilig vanuit elke gewenste computer toegang kunnen krijgen tot applicaties en services. Dat betekent dat er gekozen moet worden voor een aanpak die zorgt voor veilige en eenvoudige toegang tot de tools die werknemers nodig hebben, ongeacht het apparaat. Dit moet mee kunnen veranderen met de tijd.
Voor technologie betekent dit geen lock-in, maar de mogelijkheid tot uitbreiding na de eerste twee weken, de eerste maand en later. Dit kan alleen via software.
Alleen bedrijven die zich snel kunnen aanpassen, kunnen effectief blijven opereren. Hiervoor moeten ze zich realiseren dat alles niet perfect hoeft te zijn. Het is belangrijker dat ze na implementatie van de digitale werkomgeving zo snel mogelijk hun cruciale medewerkers en de noodzakelijke tools identificeren. Zodra dat geregeld is, kan het platform beschikbaar worden gesteld aan de rest van het bedrijf.
Week één: vijf prioriteiten die u nu moet stellen
Alles draait om prioritering als u uw medewerkers snel weer operationeel wilt laten zijn en werken op kantoor geen optie meer is. Hierin onderscheiden we vijf belangrijke stappen die bedrijven kunnen zetten om de basis te leggen voor veilige operationele continuïteit, zowel nu als voor toekomstige situaties.
Ten eerste moeten werkgevers beleid opstellen en grenzen definiëren, waarbij HR en IT-teams samen processen ontwikkelen die medewerkers en het bedrijf beschermen. IT-teams zullen over het algemeen geen tijd of middelen hebben om na te gaan wie toegang nodig heeft tot welke applicatie of mappen en willen dat de gebruiker dit aanvraagt. Via dit self-servicemodel kan worden vastgesteld of elke gebruiker het juiste beveiligingsniveau heeft voor toegang tot de tools en applicaties die nodig zijn.
Ten tweede is toegang tot de juiste service op afstand slechts het begin: ideaal voor sommige medewerkers, maar andere hebben hun laptop nodig en werken op dezelfde manier als op kantoor met een internetverbinding. Dat vraagt om een bepaalde mate van toezicht en beheer.
Ten derde kunnen door de tijdsdruk om alles snel te moeten opzetten en implementeren en zonder zorgvuldige overwegingen nieuwe tools zijn geïmplementeerd. Dit kan – direct of maanden later -leiden tot beveiligingsrisico’s. Als beveiliging niet de kern vormt, is de rest van weinig waarde.
Ten vierde moet er veel aandacht zijn voor samenwerking en communicatiemiddelen, zowel vanwege operationele continuïteit als het behoud van de bedrijfscultuur.
En tot slot moet het simpel zijn. Voor al het werk moet er één toegangspunt zijn. Medewerkers moeten met minimale inspanning en technische kennis kunnen beschikken over wat ze nodig hebben om hun werk te doen, ongeacht apparaat of locatie. Met een softwarematige oplossing voor de digitale werkplek kunnen medewerkers vanaf de eerste dag productief zijn op de door hen gewenste apparaten. Ze hoeven zich slechts eenmaal aan te melden voor directe toegang tot alle bedrijfsapplicaties die ze op basis van hun functie nodig hebben. Intrinsieke zero-trust beveiliging zorgt ervoor dat eerst wordt gekeken naar compliance en risico voordat toegang tot applicaties wordt verstrekt. Zo worden uw infrastructuur en gegevens beschermd.
Van de eerste weken naar de maanden erna
Als bedrijven deze prioriteiten hebben gesteld voor hun digitale-werkplekoplossing, hebben ze het fundament gelegd van waaruit ze kunnen blijven leveren. Dat betekent dat in de weken erna de focus niet meer ligt bij de zeer urgente vereiste om op afstand te kunnen werken, maar bij de noodzaak om de regelingen te formaliseren. Nu medewerkers meer vertrouwd raken met hun nieuwe normaal, hebben bedrijven de gelegenheid om dat wat eerst een uitdaging was te zien als een kans. Ze kunnen bekijken hoe ze de voordelen van verspreide, verbonden teams kunnen benutten.
Operationele effectiviteit behouden
Het zijn moeilijke tijden voor elk bedrijf. Naast de veiligheid van medewerkers en klanten is het bijna net zo belangrijk om hen een gevoel van continuïteit te geven. Nu bedrijven manieren zoeken om beide in balans te houden, komt werken op afstand in beeld. In deze lange periode van onzekerheid is het cruciaal dat de besluiten die bedrijven nu nemen, en de manier waarop ze het werken in een gedecentraliseerd, offsite systeem realiseren, een solide basis vormen voor wat ons nog te wachten staat en ook een kans bieden om alles toekomstbestendig te maken. Dat betekent een digitale werkomgeving die veilige toegang biedt tot de applicaties en services die medewerkers nodig hebben, ongeacht apparaat en locatie.
