„Business as usual“ ist keine Option mehr. Angesichts der weltweiten Verbreitung der COVID-19-Pandemie versuchen wir alle, uns an eine sich ständig verändernde Situation anzupassen. Da Schulen und Arbeitsstätten geschlossen sind und viele Menschen in freiwilliger oder behördlich verordneter Isolation leben, ist es schwierig, den Geschäftsbetrieb aufrechtzuerhalten, zumal dies unerlässlich ist, um die Pandemie wirtschaftlich zu überstehen.
Wir sollten uns auf die derzeitige Situation einstellen, jedoch den Blick auch auf die Zeit danach richten, in der Organisationen aller Größen und Branchen ihre Arbeit fortsetzen können.
Für viele Unternehmen waren die letzten Wochen chaotisch. Zahlreiche Betriebe haben verstärkt auf Remote-Arbeit gesetzt, um die Bedürfnisse der Kunden zu erfüllen und der Fürsorgepflicht gegenüber ihren Mitarbeitern nachzukommen. Doch für einige Unternehmen ist selbst dies noch zu wenig. Damit diese überleben, müssen sie ihr Geschäftsmodell völlig neu überdenken.
Dieses Gefühl kann überwältigend sein, zumal Unternehmen und ihre IT-Teams innerhalb von Wochen, Tagen oder sogar Stunden Entscheidungen treffen müssen, die unter anderen Umständen ein Jahr Vorlauf haben.
Tag 1: Die Grundlage der neuen Normalität
Die Ausgangslage ist für jede Organisation anders, aber Sicherheit und Wohlergehen von Mitarbeitern haben stets oberste Priorität. Wer an den konventionellen Büroalltag und den ständigen Austausch mit Kollegen im Büro gewöhnt ist und diese zu schätzen weiß, erlebt durch den Umstieg auf Remote-Arbeit aufgrund von Social Distancing eine unerwartete Beeinträchtigung des psychische Wohlbefindens, selbst wenn diese relativ gering ist. Kommunikation ist ein entscheidender Faktor. Deshalb ist die Förderung „virtueller Kaffeepausen“ während der Arbeitszeit oder “virtueller Begegnungen am Wasserspender”, bei denen Kollegen ins Gespräch kommen, jetzt und in den kommenden Monaten sehr wichtig. Solche Maßnahmen fördern die Zusammenarbeit und schaffen ein angenehmeres Arbeitsklima.
Auch der Zugang zu Arbeitsmitteln ist entscheidend. Sie sollten Anwendern die Möglichkeit bieten, über das eigene Gerät einfach und sicher auf Anwendungen und Services zuzugreifen. Hierzu ist ein Ansatz erforderlich, der Mitarbeiter sicheren und einfachen Zugriff auf die benötigten Tools gewährleistet – unabhängig vom verwendeten Gerät. Dieser Ansatz sollte mit der Gesamtsituation weiterentwickelt werden können. Die technologischen Voraussetzungen hierfür sind Anbieterunabhängigkeit und das Potenzial zur kontinuierlichen Weiterentwicklung. Erreichen lässt sich dies nur durch Software.
Anpassungsfähige Unternehmen werden auch weiterhin effektiv arbeiten. Dabei kommt es nicht darauf an, perfekt zu sein. Vielmehr sollten Unternehmen nach dem Einrichten des digitalen Arbeitsplatzes möglichst schnell die wichtigsten Mitarbeiter und benötigte Tools identifizieren. Wenn diese erst einmal bereitstehen, können die anderen Bereiche des Unternehmens und weniger wichtige Services auf die wachsende Plattform verlagert werden.
Woche 1: Fünf jetzt festzulegende Prioritäten
Ist die Arbeit im Büro nicht mehr möglich, hängt der schnelle und sichere Einsatz Ihrer Mitarbeiter von der richtigen Prioritätensetzung ab. Wir empfehlen Unternehmen, anhand von fünf zentralen Schritten jetzt die Grundlage für eine auch künftig sichere Geschäftskontinuität zu schaffen.
Zunächst sollten Arbeitgeber Richtlinien definieren und Grenzen festlegen. Dabei entwickeln Personalwesen und IT gemeinsam Prozesse, um die Mitarbeiter und das Business zu schützen. Nur wenige IT-Teams haben die Zeit oder Ressourcen zu überlegen, wer welchen Zugriff auf Anwendungen oder Ordner benötigt. Vielmehr wollen sie, dass Benutzer den Zugriff selbst anfordern. Mithilfe dieses Self-Service-Modells wird ermittelt, ob Benutzer jeweils über die passende Sicherheitsstufe verfügen, um auf die benötigten Tools und Anwendungen zugreifen zu können.
Ein Ausgangspunkt ist der richtige Zugang zum Remote-Service: Für einige Mitarbeiter ist er ideal, doch andere benötigen ihren Laptop und arbeiten genauso weiter, wie sie es im Büro mit Internetanschluss gewohnt sind. Das erfordert ein gewisses Maß an Governance.
Angesichts der überstürzten Einrichtung von Remote-Arbeitsplätzen für Mitarbeiter fühlen sich manche Unternehmen gezwungen, neue Tools einzusetzen, ohne deren Auswirkungen einschätzen zu können. Dadurch entstehen auf kurze oder lange Sicht Sicherheitsrisiken. Doch ohne Sicherheit ist alles andere bedeutungslos und Sicherheitsbedrohungen lösen sich in diesen Tagen nicht einfach in Luft auf.
Zusammenarbeit und Kommunikationsmöglichkeiten sind ebenfalls von entscheidender Bedeutung – sowohl unter dem Gesichtspunkt der Geschäftskontinuität als auch im Hinblick auf die Erhaltung der Unternehmenskultur.
Letzten Endes ist Einfachheit oberstes Gebot. Hierzu bedarf es eines zentralen Zugangspunktes, damit Mitarbeiter mit geringem Aufwand und minimalem technischen Wissen Zugriff auf die für ihre Arbeit erforderlichen Ressourcen haben, unabhängig von Gerät oder Standort.
Über nahtloses Single Sign-On (SSO) für alle Anwendungen erhalten Mitarbeiter sofortigen Zugriff auf alle Business-Anwendungen, bedarfsorientiert und aufgabenbasiert. Integrierte Zero-Trust-Sicherheit gewährleistet die Analyse der Compliance- und Risikofaktoren, bevor Anwendungszugriff gewährt wird. So sind Infrastruktur und Daten optimal geschützt.
In einer softwarebasierten digitalen Arbeitsplatzumgebung können Mitarbeiter vom ersten Tag an auf Geräten ihrer Wahl produktiv arbeiten. Eine solche Umgebung bietet bedarfsorientierten und aufgabenbasierten Zugriff auf Business-Anwendungen mittels nahtlosem SSO und durch integrierte Zero-Trust-Sicherheit ist gewährleistet, dass vor einem gewährten Zugriff die Compliance und Risiken berücksichtigt werden, damit Infrastruktur und Daten geschützt sind.
Nach den ersten Wochen und in den folgenden Monaten
Werden diese Prioritäten bei der Einführung der digitalen Arbeitsplatzumgebung berücksichtigt, haben Unternehmen das Fundament für ihre Geschäftskontinuität gelegt. In den folgenden Wochen geht es daher nicht mehr um die unmittelbaren Voraussetzungen für Remote-Arbeit, sondern die Notwendigkeit, die Maßnahmen formal festzuschreiben. Während sich Mitarbeiter an die neue Normalität gewöhnen, können Unternehmen die Herausforderung als Chance begreifen und überlegen, wie sie auf den Vorteilen verteilter, vernetzter Teams aufbauen.
Für alle Mitarbeiter – nicht nur im Büro
Die Diskussionen um flexibles Arbeiten unabhängig vom Standort konzentrieren sich in erster Linie auf Büroangestellte, doch für viele Unternehmen ist dies nur eines von vielen Personalsegmenten. Wenn Mitarbeiter an vorderster Front nicht zur Arbeit kommen können, hat dies erhebliche wirtschaftliche Folgen. Durch Nutzung des digitalen Arbeitsplatzes können diese Mitarbeiter im Unternehmen gehalten werden und bietet nach der Wiedereröffnung von Standorten mithilfe digitaler Tools und Zugangsmöglichkeiten ein differenziertes Service- und Erfahrungsniveau. Unternehmen müssen hierfür die richtigen Grundlagen schaffen, was durch die derzeit gebotene Dringlichkeit möglich ist.
Durch frühzeitiges Handeln operative Effektivität sicherstellen
Die derzeitige Situation stellt jeden Geschäftsbetrieb vor große Herausforderungen. Die Fähigkeit, Mitarbeitern und Kunden ein Gefühl der Kontinuität zu vermitteln, wird nur noch von der Notwendigkeit übertroffen, diese zu schützen. Unternehmen suchen nach Lösungen, die beide Prioritäten miteinander in Einklang bringen. Remote-Arbeit spielt dabei eine immer wichtigere Rolle. Alle Unternehmen stehen vor einer längeren Phase der Ungewissheit. Gerade deshalb ist es so wichtig, dass die jetzt getroffenen Entscheidungen und die Neuorganisation der Arbeit im Rahmen eines dezentralen, nicht an den Standort gebundenen Systems die Grundlage für die künftige Entwicklung bilden und zukunftssicher sind. Hierfür ist ein digitaler Arbeitsplatz erforderlich, der unabhängig von Gerät und Arbeitsort sicheren Zugang zu den von Mitarbeitern benötigten Anwendungen und Diensten bietet.
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