Die digitale Transformation ist nicht nur ein Thema für große Konzerne. Gerade mittelständische Unternehmen der verschiedenen Branchen und Größen können von effizienteren digitalen Prozessen profitieren. Dabei kann der Weg zur Digitalisierung unter bestimmten Gesichtspunkten leichter sein als im Großunternehmen – und der Aufwand schnellere Erfolge bringen.
Fast jedes Unternehmen befasst sich aktuell mit Themen der Digitalisierung – in den Produktionsprozessen, in der Kundenkommunikation, in Produktmanagement, Marketing und Verkauf. Ziel ist dabei in vielen Fällen nicht nur, digitale Prozesse abzubilden, sondern auch im nächsten Schritt einen 360-Grad-Blick auf den Kunden zu gewinnen. Doch gerade mittelständische Unternehmen tun sich oft schwer darin, die für sie passende Strategie zu finden. Sie sind sich oftmals nicht darüber im Klaren, welchen Effizienzgewinn sie aus digitalisierten Prozessen gewinnen können.
So vielfältig wie die Probleme dabei ist schon die Definition des Mittelstandes. „Der Mittelstand lässt sich weniger an einer Unternehmensgröße festmachen, sondern eher über eine gesellschaftliche und wirtschaftliche Haltung“, erklärt Dr. Alessa Witt. Die Digitalexpertin hat über mittelständische Unternehmen promoviert und in den letzten Jahren für große Unternehmen Mittelstandsthemen verantwortet. „Eine qualitative Herangehensweise macht den Mittelstand etwa daran fest, dass er den Mitarbeitern und der Region eine besondere soziale Verantwortung entgegen bringt und strategisch langfristige und nachhaltige Entscheidungen trifft.“ Nicht zuletzt sei es oftmals eine Inhaberfamilie, die generationsübergreifend die Geschäfte führe oder führen lasse.
Digitalisierung muss Chefsache sein – gerade im Mittelstand
Gerade mit der Digitalisierungsbereitschaft des Inhabers oder der Firmenleitung, da ist sich Alessa Witt sicher, steht und fällt der Erfolg in der Digitalisierung. „Digitalisierung ist Chefsache und muss auch von der Firmenleitung zumindest mitgetragen werden. Ein ‚das hat doch schon immer anders gut funktioniert‘ führt dazu, dass digitale Veränderungen nicht in der Belegschaft angenommen werden.“ Es gebe aber genügend mittelständische Unternehmen, in denen die digitale Mentalität der Führungsetage schon sehr stark ausgeprägt sei – und sei es durch die nächste Generation der Inhaberfamilie, die solche Themen vorwärts bringen will und die Notwendigkeit hierfür sieht.
Wichtig ist das Verständnis dafür, dass Digitalisierung auch in kleinen Schritten mit einem überschaubaren Team zu realisieren ist, das gezielt bestimmte Themen angreift und sich regelmäßig zu diesbezüglich weiterbildet. Das fängt schon mit einem leistungsfähigen CRM-System an und kann mit Prozesssimulationen und Workflow-Optimierungen weitergehen. Unternehmen sollten im Blick behalten, dass bereits mit Hilfe sehr einfacher greifbarer Maßnahmen ein Effizienzgewinn realisiert werden kann. Die weniger komplexen Strukturen, wie sie ein mittelständisches Unternehmen im Vergleich zum Großkonzern aufweist, sind dabei eine echte Chance, will man zügig und mit überschaubarem Aufwand veritable Verbesserungen bewirken.
Dabei ist eine ergebnisoffene Trial-and-Error-Mentalität mit der Bereitschaft zu kleineren Versuchsprojekten hilfreich, wie sie im angelsächsischen Raum verbreiteter ist als bei uns. Mittelständische Unternehmen sollten dabei stets den Dialog mit den Kunden und Lieferanten im Blick behalten, um teure strategische Fehler zu vermeiden. Denn nicht jedes Thema wird in jedem Branchenkontext sinnvoll sein. Wichtig ist es auch, die (gerade im Mittelstand oft langjährigen) Mitarbeiter mit ins Boot zu holen. Dabei darf Digitalisierung kein Zwang zu zusätzlichen, komplizierteren Prozessen sein, sondern muss einen Mehrwert generieren, der sich auch der Belegschaft erschließt.
Komplexe Prozesse mit wichtigen Kunden und Zulieferern abstimmen
„Mittelständische Unternehmen, die Teil einer komplexen industriellen Wertschöpfungskette sind, sind schon sehr lange dabei, sich zu digitalisieren“, erklärt Alessa Witt. Gerade Unternehmen, die international und exportorientiert ausgerichtet sind, hätten sich schon sehr früh mit Digitalisierungsthemen auseinandergesetzt. Oftmals seien es auch die Kunden und Zulieferer, die beispielsweise im Maschinenbau oder in der Prozessautomation das Thema Cloud oder die Plattformökonomie erst an das Unternehmen herantragen. „Jedes dritte Unternehmen nutzt bereits heute Smart Services, jedes fünfte setzt auf Big-Data-Lösungen und selbst Machine Learning ist bei vielen Mittelständlern bereits ein Thema, das zumindest in der Erprobung ist“, weiß die Mittelstandsexpertin.
Oft kann die Digitalisierung aber auch dazu beitragen, eine weitere zentrale Herausforderung mittelständischer Unternehmen zu lösen: die des Fachkräftemangels. „Es ist aktuell schwer, in vielen Bereichen geeignetes Fachpersonal zu bekommen – noch dazu, weil viele mittelständische Unternehmen eben nicht in den Metropolen angesiedelt sind, sondern regional verankert sind.“ Dabei gilt: Je digitaler ein Unternehmen aufgestellt ist, je mehr Flexibilität in Arbeitszeit und Arbeitsort man bieten kann, umso attraktiver wird es (nicht nur) für die Generation Y, die auf andere Dinge Wert legt als auf die Zahl der Bürofenster und die Größe des Dienstwagens.
New Work: Wandel in der Arbeitswelt
Die Unabhängigkeit vom Büro ist aber nicht nur im Interesse der Mitarbeiter, sondern beschleunigt und vereinfacht auch Unternehmensprozesse und Verhandlungen mit dem Kunden. Mitarbeiter werden in Zukunft häufiger von unterwegs auf Echtzeit-Daten zugreifen, mit den Kollegen kommunizieren und Zugriff auf möglichst viele Unternehmensinformationen und Dokumente einfordern. Doch die müssen nicht nur zuverlässig und problemlos zugänglich sein, sondern auch sicher gegenüber Hackerangriffen sein – selbst wenn das Mobilgerät verloren geht oder entwendet wird. Eine Lösung wie VMWare Workspace One stellt hier sicher, dass der Außendienstmitarbeiter beim Kunden jederzeit auf alle nötigen Informationen zugreifen kann und beispielsweise nicht den Kunden auf den nächsten Tag vertrösten muss, um bestimmte Informationen nachzureichen. Mit Hilfe der AirWatch-Technologie lassen sich die Informationen auch auf mobile Endgeräte aller Art bringen.
Deutlich werde aber auch, erklärt Witt, dass die Tradition und Werte des Mittelstandes sich oft sehr gut mit den Prozessen der Digitalisierung in Einklang bringen lassen – eine Vielzahl an Beispielen zeige, wie gut das funktionieren kann. Natürlich wird nicht jedes Unternehmen mit ein paar Dutzend Mitarbeitern in allen Disziplinen cloudbasiert arbeiten oder ein umfangreiches CRM-System mit Data-Analytics-Features benötigen. Dagegen kann ein Unternehmen mit mehreren hundert oder gar tausend Mitarbeitern schon aufgrund seiner Komplexität gut von der Vernetzung profitieren. „Es gibt kein Patentrezept für digitale Transformation – genauso wie es kein allgemein gültiges Rezept dafür gibt, wie man als mittelständisches Unternehmen erfolgreich ist“, bringt Alessa Witt es auf den Punkt. „Unternehmen sollten sich daher auf das Abenteuer Digitalisierung einlassen und schauen, welche Lösungen zur Unternehmensstruktur und -kultur passen.“
Dr. Alessa Witt beschäftigt sich seit über 10 Jahren mit dem Mittelstand, insbesondere mit den sogenannten Hidden Champions – die unbekannten Weltmarktführer. In ihrer Promotion an der University of Edinburgh widmete sie sich erstmals dem Thema „Hidden Champions in UK“. Die Zahlen sprechen für sich: 55 britische Hidden Champions versus über 1.500 in Deutschland. Die Unterschiede in Strategie, Internationalisierung und Kultur lassen darauf schließen, dass UK eher einen ‘Brittlestand’ heranzieht als die in Deutschland bewährten langfristig orientierten und erfolgreichen Mittelständler. Sie veröffentlicht regelmäßig neue akademische und praxisorientierte Artikel über mittelständische und familiengeführte Unternehmen.
