Beitrag von Matthias Schorer, Lead Business Development Manager, IoT, EMEA bei VMware
Immer erreichbar, zu jederzeit und an jedem Ort – das soll die Zukunft des Arbeitsplatzes sein. Dennoch: Viele Unternehmen behaupten zwar, dass sie mobiles Arbeiten fördern, gelebte Realität ist dieses bisher jedoch eher selten – gerade hier bei uns in Deutschland. Losgelöst vom Arbeitsplatz, geschweige denn losgelöst vom Büro, arbeitet hierzulande kaum jemand. Es stellt sich daher die Frage, warum alle von „Mobile First“ sprechen, doch fast niemand diesen Anspruch umsetzt? Woran scheitert die Umsetzung bislang? Und welche Herausforderungen gibt es dabei?
Was bedeutet „Mobile First“?
Bei „Mobile First“ geht es im ersten Schritt darum, dass Menschen, wo auch immer sich diese gerade aufhalten, auf Unternehmensinformationen zugreifen können – ob im Büro, zu Hause, oder am anderen Ende der Welt. Voraussetzung dafür ist, dass die entsprechenden Daten, seien es Kontakte, E-Mails, Dokumente oder Präsentationen, jederzeit verfügbar sind. Und zwar ohne aufwendiges und kompliziertes Einloggen und ohne, dass der Unternehmenslaptop immer und jederzeit griffbereit sein muss.
Die benötigten Informationen müssen darüber hinaus einfach und vor allem intuitiv zu finden sein, die Suche danach sollte in den Workflow passen, um schneller Ergebnisse erzielen und am Ende produktiver arbeiten zu können. Gibt es offene Fragen zu Projekten, auf die eine Antwort benötigt wird? Im besten Fall stehen hierfür Kollaborations-Tools oder vom Unternehmen unterstützte soziale Plattformen bereit, die genutzt werden können, um Kollegen zu erreichen, Ideen zu teilen und Probleme zu lösen.
Woran scheiterte Mobilität in Unternehmen bis jetzt?
Die von Unternehmen geschaffenen Strukturen sind bisher jedoch unzureichend, um mobiles Arbeiten zu fördern. Zwar kommunizieren Arbeitnehmer schon heute hochmobil über Tablets und Smartphones und rufen ständig Informationen ab. Allerdings findet diese extreme Mobilität fast ausschließlich im privaten Umfeld statt.
In Unternehmen selbst scheitert der Einsatz – aufgrund von fehlenden Werkzeugen, aber auch aufgrund von Vorschriften: strenge Vorgaben zum Umgang mit unternehmenseigenen mobilen Endgeräten oder Sicherheits-Restriktionen schränken auch den motiviertesten Mitarbeiter ein und unterbinden ein weitreichendes mobiles Arbeiten. Darüber hinaus stehen sich Unternehmen selbst im Weg: denn sind deren Rahmenbedingungen zu komplex, werden Mitarbeiter mehr ausgebremst, als dass deren Agilität gestärkt wird. Zudem reicht auch die Agilität des Einzelnen nicht aus, wenn der Aufbau der gesamten Organisation diese nicht weitereichend unterstützt und fördert.
Ein weiteres Hindernis sind starre Silo-Organisationen, in welchen jeder für sich arbeitet und kaum Bereiche außerhalb des eigenen Silos verantwortet. Solchen Strukturen innovative Kommunikations-Methoden überzustülpen ist wenig zielführend. Denn ist das Unternehmen nicht grundlegend darauf ausgelegt, die entsprechenden Tools zu nutzen, muss hierfür zunächst eine Basis geschaffen werden. Wie in Unternehmen in den kommenden Jahren kommuniziert wird, hat also sehr viel mit dem Verständnis einer Firma zu tun: Ist die E-Mail das Kommunikationstool der ersten Wahl? Dann werden die besten Kollaborations-Tools von den Mitarbeitern nicht adaptiert werden, wenn vorher kein Umdenken angestoßen wurde.
Darüber hinaus wichtig: Durch Vorleben und neue Ideen überzeugen. Ein Beispiel hierfür ist Atos. Unternehmensweit sollen bei dem Servicedienstleister, wenn es nach Chef Thierry Breton geht, gar keine E-Mails mehr verschickt werden. Mitarbeiter müssen entweder auf das Telefon, SMS oder die implementierte Kollaborations-Plattform umsteigen, wenn sie mit Kollegen kommunizieren möchten. Aus meiner persönlichen Sicht, eine schöne Möglichkeit neue Werkzeuge in Unternehmen einzuführen und für Mitarbeiter zugänglich zu machen.
Jetzt geht’s los: Mobile First
Nichts ist heutzutage einfacher, als vom Sofa aus im Internet zu surfen oder online einzukaufen. Der Zugriff auf Unternehmensdaten von zu Hause aus ist trotzdem nicht selbstverständlich. Möchte jemand spontan an einem Dokument arbeiten, hat darauf aber keinen Zugriff, wird die Arbeit eher auf den nächsten Tag verschoben, als dass ein Kollege kontaktiert und darum gebeten wird, das Dokument zu schicken. Diese Hürden gilt es zu überwinden. Denn genau solch ein Moment – in dem ein Mitarbeiter abends auf dem Sofa eine geniale Idee hat – könnte der entscheidende Wettbewerbsvorteil gegenüber der Konkurrenz sein.
Zeit, loszulegen und endlich alle Hindernisse im Unternehmen abzubauen, dann klappt es auch mit „Mobile First“.
Was es für Sicherheitsaspekte beim mobilen Arbeiten zu beachten gibt, lesen Sie hier.
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